Gestión y Administración de PyMES

Transportación de productos de inventario.

¿Qué son los inventarios?

No contar una gestión optimizada a las necesidades de tu empresa puede significar una pérdida financiera y poner en peligro su permanencia en el mercado. Empecemos por lo básico y repasemos una cuestión básica: ¿qué son los inventarios?

Los inventarios son todos los bienes que posees –productos y materias primas– que tendrán un uso futuro para satisfacer la demanda de tus clientes, ya sea a través de la producción de nuevos productos o la venta directa de los mismos.

En términos de contabilidad, también nos referimos al inventario como la relación detallada de todos estos bienes antes mencionados que sirve para responder la pregunta: ¿con qué cuenta mi empresa en un cierto momento para satisfacer la demanda de mis clientes?

Concretamente, los inventarios representan un activo ¡son parte de tu capital económico!, por esta razón necesitan una correcta administración. Sobre todo, si consideramos que, como veremos luego, pese a ser un activo, su gestión implica costos.

¿Sabías qué…?

Un buen control de inventarios te preparará para un posible crecimiento en tus operaciones al ofrecerte indicadores para saber el estado financiero de tu PYME.

Para evitar la quiebra de tu empresa, te recomendamos descargar nuestro e-book gratuito en donde encontrarás consejos muy útiles para prevenir estos riesgos.

Gerente de empresa enseñando los diferentes tipos de inventarios.

¿Qué tipos de inventarios existen y cómo se clasifican?

 El primer paso para establecer un control adecuado de tus inventarios es conocer los tipos de inventarios que existen para identificar cuáles tienes y cuáles son los más adecuados para tu negocio.

Los inventarios de una empresa varían de acuerdo al giro o industria a la que pertenece, así como a las necesidades y actividades de la misma.

No es lo mismo contar con un almacén que tiene una rotación mensual a manejar productos perecederos que tienen movimiento diariamente.

Es por ello que los inventarios se clasifican de la siguiente manera:

Inventarios según el momento

Inventarios según la logística

Inventarios según la periodicidad

Inventarios según la forma

Inventarios según el momento

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Inventarios.

La importancia del control de inventarios 

Los inventarios pueden ser fácilmente catalogados como el corazón de las empresas, sin importar se trate de una PYME o de una gran compañía transnacional, pues sustentan su principal actividad: la compra y venta de productos y servicios. En otras palabras, estos activos son la sangre de tu negocio y el mejor indicador del estatus de tus finanzas.

Si bien hay numerosas razones para darle importancia al control de inventarios, una de ellas es que de su flujo y aprovechamiento depende tu capacidad de atender la demanda, y, por ende, tus ganancias. Además, su mal manejo genera pérdidas que pueden comprometer la existencia de tu negocio.

Así pues, el control de inventarios es uno de tus mejores consejeros a la hora de tomar decisiones de negocios y de implementar procesos que mejoren tu rentabilidad. Por ello, el tener finanzas sanas que se reflejen en un eficiente control de inventarios es fundamental para el éxito de tu empresa.

Pese a esto, el control de inventarios pocas veces recibe la atención debida en las micro, pequeñas y medianas empresas. De hecho, la mayoría ni siquiera cuenta con alguna clase de registro, política o sistema para realizar esta tarea.

Todo lo anterior cobra gran relevancia si se toma en cuenta que solo el 10% de las PYMES alcanzan los 10 años de vida y el 75% de ellas fracasa antes de los 2 primeros años, según datos difundidos por el Centro para el Desarrollo de la Competitividad Empresarial.

Por lo que esta información te será de gran utilidad, empezando por qué son y cuáles son los diferentes tipos de inventarios, para pasar a conocer las consecuencias del mal manejo de estos, hasta conocer cómo implementar un sistema de control de inventarios efectivo.

Importancia de los proveedores en los inventarios

Antes de continuar, hacemos énfasis en uno de los aspectos claves de la administración de inventarios: la relación entre tu PYME y sus proveedores. Una relación que debe ser la de socios que impulsan mutuamente su competitividad.

Para lograrlo, ambas partes deben de ser capaces de compartir información e innovación tecnológica. Después de todo, una buena relación comercial puede traerte grandes beneficios, tales como:

Obtención de materias primas o productos de mejor calidad, a mejor precio y con opciones de crédito.

Una logística de entrega más afín a tus tiempos y requerimientos

Productos de novedad, mejorados o que presentan una innovación que puede beneficiar a tu negocio.

Como ves, los proveedores son un actor clave para tu empresa; fincar una buena relación comercial siempre será positivo para un negocio que aspire a crecer. De ahí la importancia de cuidar a tus proveedores y tener especial cuidado en su selección.

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A continuación, te daremos consejos para la gestión de recursos humanos en tu compañía.

4. Mantente siempre presente

Dirigir una empresa no solo implica la gestión de recursos humanos, también significa manejar las cuentas por cobrar, informes de operación, ventas, mercadotecnia, obligaciones fiscales y una gran cantidad de cosas.

Sin embargo, para que tu negocio pueda prosperar, es vital que tus empleados te vean como una persona accesible y que está dispuesta a ofrecer una ayuda oportuna y eficaz siempre que sea necesario.

5. Aprende todos los días

Así como la tecnología y las innovaciones están en constante movimiento y requieres actualizarte constantemente para mantenerte al día y poder impulsar los resultados de tu negocio, también debes aprender regularmente sobre la gestión de recursos humanos y cada uno de tus colaboradores.

Y es que nuevas metodologías podrían ayudarte a aumentar la productividad de tus equipos o nuevas técnicas a mejorar el reclutamiento de tus empleados.

Sin duda, una formación constante e integral tanto para ti como para todos los profesionales de tu nómina, es clave para aumentar tus ganancias y conquistar tus metas de negocio.

6. Define tus políticas según resultados

Por último, pero no menos importante, para optimizar tu gestión de recursos humanos necesitas ajustar tus políticas empresariales, de tal forma que estén orientadas en los resultados que se busquen.

Esto quiere decir que las decisiones de la compañía deberán tomarse siempre con base en los indicadores que consideres necesarios para tu negocio.

Si tus números van en aumento, quiere decir que tus estrategias funcionan y, en caso de que sea lo contrario, entonces tendrás las herramientas para encontrar dónde está la falla y cómo se debe resolver.

Esto, sin duda, impactará positivamente la productividad de tu empresa y la satisfacción de tu personal, puesto que cada individuo tendrá claro qué meta debe cumplir y sabrá que está en sus manos crecer dentro de la organización.

Ten presente que el talento humano es quien mueve a tu compañía y que es importante que todos los profesionales que integren tu equipo de trabajo se desarrollen, confíen en tu proyecto y busquen ser mejores cada día.

Todo esto lo lograrás si comunicas claramente los objetivos de tu organización, dedicas tiempo a conocer a tus empleados, eres coherente con tus decisiones, buscas instruirte todos los días sobre cosas nuevas y orientas la operación de tu empresa hacia los resultados.

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A continuación, te daremos consejos para la gestión de recursos humanos en tu compañía.

1. Conoce a detalle a tus colaboradores

Difícilmente podrás mejorar algo que no conoces a profundidad. Por ello, lo primero que deberás hacer es analizar quiénes forman parte de tu empresa, qué puestos desempeñan, cuáles son sus habilidades y áreas de oportunidad y cómo ha sido su desempeño en el puesto que cubren.

Estudiar el rendimiento laboral de cada uno de tus empleados, será vital para que descubras si hay individuos que tienen una posición equivocada.

Ten presente que es igual de dañino para tu negocio tanto que un profesional altamente capacitado realice actividades rutinarias y que requieren de poca estrategia, como que alguien con poca experiencia o con carencias en su formación se encargue de tareas o proyectos de gran magnitud.

Si logras que cada colaborador cuente con responsabilidades acordes a su perfil, tu empresa crecerá rápidamente y tus empleados se mantendrán motivados y satisfechos con su trabajo.

2. Comunica de forma efectiva tus planes y metas

La gestión de recursos humanos no solo implica contrataciones, despidos y solicitudes de vacaciones o incapacidad, sino que también es fundamental para que la nómina de tu empresa comprenda el porqué de su trabajo diario.

Esto quiere decir que, si diriges una empresa, debes tener claro cuáles son las metas a corto, mediano y largo plazo para tu organización y los pasos que se deben seguir para alcanzarlas, de tal forma que puedas comunicarlas a los equipos de trabajo de tu compañía.

Solo de esta manera, quienes colaboran contigo comprenderán la importancia de su trabajo y estarán alineados a tus propósitos, lo que hará mucho más sencillo que puedas lograrlos.

3. Actúa de forma coherente en tus decisiones

Aunque una de las metas de la gestión de recursos humanos es que el ambiente siempre sea sano y cordial entre los colaboradores de una empresa, no hay forma de evitar que existan algunos conflictos entre compañeros o departamentos.

Ante esto, es muy importante que siempre mantengas la objetividad y, sobre todo, que tus decisiones sean coherentes con lo que tu empresa representa y lo que tú como director quieras comunicar de tu persona.

Por esa razón, la justicia, la calma, la empatía y otros valores deben estar siempre presentes y deben guiar la forma en la que resuelvas los problemas.

Recuerda que las preferencias personales no deben tener cabida en el ámbito profesional.

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Es imprescindible para toda empresa que quiera caminar fluidamente, tener a las personas correctas en el lugar correcto, pero ¿cómo lograrlo?

Es una pregunta muy frecuente entre las Pymes y aquí te damos unas sugerencias para reclutar personal más capacitado y eficiente para tu empresa.

Define el puesto de trabajo y sus funciones

Lo primero que debes tener en claro es el nombre del puesto y definir detalladamente sus funciones, en base a esto podrás definir el perfil del puesto que necesitas y filtrar a las personas que no cumplen con el perfil desde el principio.

Siempre piensa por adelantado

Incluso si no estás en condiciones de contratar a alguien en este momento, debes pensar en la persona que tal vez necesites en seis o doce meses más, y comenzar a buscar candidatos e iniciar con tiempo tu proceso de selección de personal.

Busca en las bolsas de trabajo

Por ejemplo, un lugar apropiado para encontrar empleados a nivel de entrada o administrativos son las bolsas de trabajo de las universidades. 

Estas pueden ayudarte a buscar personal fijo o a veces te pueden poner en contacto con pasantes que trabajan en forma gratuita. Otro excelente lugar son las redes sociales.

Invierte

Ofrecer malos sueldos es una muy mala idea; existen muchas empresas que tienen en su cultura corporativa el hacer ofertas iniciales a los candidatos muy bajas y por debajo de mercado, siempre con la previsión de una contraoferta que aumentaría esta oferta. 

Puede sonar bien en la teoría, pero existe un riesgo y es que el candidato se sienta subestimado, e infravalorado y termine por irse.

Tómate tu tiempo y compara

Contratar a alguien con prisa hará que corras el gran riesgo de equivocarte, trata de ver al menos unas 3 opciones diferentes antes de decidirte por un candidato.

Vende el puesto

Para poder atraer a los mejores talentos el director de recursos humanos debe hacer un puesto de trabajo atractivo para que el aspirante se sienta incentivado para trabajar en tu empresa.

Si diriges un negocio y quieres hacerlo crecer con éxito, además de que buscas optimizar tus procesos y generar mayor rentabilidad, debes saber que la gestión de recursos humanos es clave para lograrlo.

Y es que, si quieres mejores resultados, deberás mantener a tu equipo motivado, mejorar la productividad de los departamentos, contar con un clima organizacional saludable y elegir de forma certera al talento que se une a tu nómina.

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Proceso de reclutamiento de personal

2. Acercamiento con candidatos

Aquí realizarás el primer contacto con el prospecto, el acercamiento consta en una primera llamada de no más de 15 minutos en donde presentarás el Balanced Scorecard al candidato para profundizar y medir su interés en el puesto.

3. Etapa del “¿quién?”

Este paso se refiere a la entrevista formal; en esta es requerido un entrevistador principal y un acompañante quien será entrevistador secundario. 

Lo ideal es que el principal tenga relación directa con el puesto del reclutado y que el secundario evalúe aspectos que el entrevistador principal no ve o pueda llegar a pasar por alto. 

Esta fase suele tener una duración de 45 minutos a 1 hora y el objetivo principal es identificar qué tanto el candidato empata con el perfil que necesitas.

4. Entrevista de enfoque

Esta es una tercera entrevista, pero de aproximadamente 30 minutos, realizada por un entrevistador que debe tener habilidades similares a las que se requieren para el puesto en cuestión y, precisamente, debe evaluar estas competencias.

5. Fase de contratación

Aquí será la obtención de referencias, las cuales se logran a partir de llamadas de 15 minutos con un guion previamente establecido para corroborar que la información que captaste en las entrevistas sea correcta. Si el candidato ha pasado con éxito todas estas etapas, estarás ante un gran prospecto que deberás contratar.

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Proceso de reclutamiento de personal

1. Búsqueda de talento

Para realizar la búsqueda puedes optar por 2 caminos: El primero es lanzar el Scorecard en sitios de búsqueda de empleo por Internet. La ventaja de este método es que su publicación te tomará poco tiempo y puede tener gran alcance. Sin embargo, no tendrás un control ni un filtrado eficaz sobre las ofertas que te llegarán.

De hecho, uno de los errores más comunes en México en la reclutación de personal es que se aplica la clasificación de candidatos después de la búsqueda y no durante, siendo esta una práctica ineficiente que consume tiempo y recursos. 

El segundo camino, el cual es la tendencia actual, es comenzar el embudo de contratación desde antes, y para ello se opta por la “recomendación”, el cual permite aplicar un filtrado. Eso sí, para que este camino sea efectivo, es necesario que construyas una red de contactos sólida, para lo cual puedes apoyarte de LinkedIn.

Alguien a quien le tengas confianza en el ámbito laboral se tomará el tiempo de presentarte al que considere el mejor candidato debido a su relación contigo; así será él quien comenzará a realizar filtrados por ti. 

Asegúrate de proporcionar el Scorecard a los contactos que te apoyarán en la búsqueda, de tal manera que puedan pensar en el mejor prospecto. Este método, contrario al anterior, es más largo en un principio; sin embargo, resulta más eficiente a la larga y, sobre todo, más enfocado, reemplazando la cantidad por la calidad de prospectos según tu necesidad. 

TIPS PARA PRESENTAR UN EXAMEN

 Tips para rendir un buen examen de admisión

La preparación y el estudio anticipado, son la clave para realizar un buen examen de admisión. ¡Toma nota! 16 consejos para que pongas en práctica el día del examen. 

Una de las modalidades de ingreso a la universidad es rendir el examen de admisión. Recuerda que ese es el inicio de tu carrera universitaria, y debes prepararte para lograr tu objetivo. Esa es la clave para tener éxito en el examen, la preparación y estudio anticipado.

No te frustres si no logras el resultado que querías. Piensa cuáles fueron tus errores. El mundo no se acaba, tienes más oportunidades. Continúa preparándote para el siguiente examen, sé perseverante y lograrás tu objetivo.

Te damos algunos consejos que serán de mucha ayuda para el día del examen. Léelos atentamente y ponlos en práctica:

Dormir 8 horas: Debes descansar bien la noche anterior. Lo ideal es dormir 8 horas, así tu cerebro estará listo para el gran día.

No estudies un día antes: Te recomendamos que no estudies un día u horas antes del examen. Lo único que lograrás es ponerte más nervioso y tenso. Relájate, ya estudiaste lo suficiente.

Cena ligero: Un día antes del examen, evita comer alimentos pesados y que puedan provocarte algún malestar. Come balanceado y moderado.

Ejercítate: El día del examen es recomendable que realices alguna actividad física. Puedes realizar footing, yoga o ejercicios de relajación.

Sé puntual: Busca con anticipación el lugar donde se llevará a cabo el examen. Así evitarás cualquier imprevisto el mismo día.

Caramelos: Te recomendamos que lleves algunos caramelos de limón, para el momento que sientas ansias o nervios durante el examen.

Fuera nervios: Cuando tengas el examen de admisión en tus manos, relájate. Respira hondo y no te pongas nervioso. Los nervios te llevan a la equivocación.

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 Reclutamiento de Personal

2. Adaptación al cambio

Con la llegada de las nuevas tecnologías y el Internet, el entorno de los negocios y las industrias se transforman todos los días, por lo que la adaptación al cambio se ha convertido, irónicamente en una constante.

 Dicho esto, las compañías, sin importar el tipo de servicios y productos que ofrezcan, deben contar con procesos de reclutamiento de personal que les permitan identificar aquellos trabajadores capaces de seguir el ritmo de su negocio.

Cabe señalar que la adaptación al cambio también se refiere a qué tan abierto es tu talento a adoptar nuevos procesos internos que mejoren la organización y su aprovechamiento de las nuevas herramientas tecnológicas a su alcance.

3. Utilización del Balanced Scorecard

En el pasado, solo se hacía hincapié en cuáles eran los requisitos mínimos que debían cumplir los profesionales para ser parte de un proceso de selección en una compañía; sin embargo, hoy se sabe que establecer y comunicar las características máximas es igual de importante. De ahí la importancia de utilizar el Balanced Scorecard en el reclutamiento.

Este documento marca lo mínimo y máximo requerido para el puesto que estás buscando reclutar en tu empresa. Por lo general, define lo siguiente: La misión del puesto.

Tareas y tiempos

Conocimientos mínimos y máximos

Aptitudes necesarias (tanto en conocimientos como en habilidades interpersonales)

Toma en cuenta que, si una persona está sobre calificada para una vacante, posiblemente durará poco tiempo en la compañía y tiene un mayor riesgo de cambiar de organización en un corto o mediano plazo. En otras palabras, poner los conocimientos máximos es un gran filtro para evitar rotación innecesaria de personal. Ahora bien, antes de realizar tu Scorecard, es necesario identificar la naturaleza del puesto según lo que buscas:

Puesto de análisis (directivos)

Puesto híbrido de análisis y ejecución (gerencial)

Puesto de ejecución (operativo diario de primera fila)

Cuando tengas estos puntos definidos, estarás listo para continuar con el proceso de reclutamiento 

de personal que te indicamos a continuación.

TIPS PARA PRESENTAR UN EXAMEN

Antes de presentar un examen pon en práctica algunas acciones que te ayuden a obtener un mejor resultado.

Constantemente, tanto en el ámbito educativo como personal y profesional, estamos enfrentando y resolviendo pruebas. La manera en que reaccionamos ante tales situaciones se ve influenciada por el nivel de preparación o nuestra capacidad de conocimiento para aplicarlo y resolver dichas situaciones.

Asimismo, los exámenes o pruebas que normalmente nos aplican en las escuelas, tienen como objetivo base evaluar si hemos adquirido el conocimiento sobre los temas que se estudiaron durante cierto periodo de clases, esto con el objetivo de que podamos reforzar nuestro aprendizaje y percatarnos de las áreas de oportunidad en las que podemos mejorar, y que a su vez nos asegure un mejor desempeño en el futuro.

Prepararnos para un examen no es tan difícil como parece, existen ciertos factores que si tomamos en cuenta nos ayudarán a resolverlos de manera exitosa. A continuación, te presentamos algunos pasos que te ayudarán a prepárate para tus exámenes:

El primer factor que debes considerar es el tiempo. Esto es la cantidad de horas o días que tendrás para revisar y estudiar los temas que se verán en el examen. No dejes tus repasos o estudios para última hora ya que el día de la prueba te puede causar nerviosismo y poner en duda tus conocimientos.

Respecto al tiempo, también es importante no estar muchas horas estudiando, ya que esto puede causar que pierdas la concentración, por lo que es necesario que dosifiques tu tiempo de estudio en intervalos de 45 minutos y tomes 10 minutos para descansar antes de comenzar el siguiente periodo.

Es normal que sientas ansiedad antes de un examen, y a la vez esto te prepara para poner en práctica tus conocimientos para resolver esta situación, pero algo que te ayudará en estos casos es comer, dormir y practicar algún deporte que te ayude a liberar estrés antes del examen. De esta manera aminorarás la presión, pero estarás listo para resolver la prueba.

Otro aspecto que te puede ayudar a concentrarte y estudiar es tomar apuntes o hacer síntesis de los temas que estás trabajando.

Revisa constantemente el material antes del examen, de esta manera sentirás más confianza a la hora de resolver la prueba.

Antes del examen comenta o platica con tus compañeros para obtener retroalimentación.

Llega con tiempo y busca un lugar en el que te sientas cómo para resolver la prueba.

Durante el examen, es recomendable que leas las preguntas detenidamente, resuelvas las que te causen menos problemas y dejes para el final las que te llevará más tiempo contestar, de esta forma tendrás más tiempo para resolver la prueba y las preguntas que ya resolviste te ayudarán a recordar las que dejas para el final. No te sientas apresurado. 

Pregunta a tu profesor las dudas que te surjan y que te ayuden a resolver el examen.

Pon a prueba estas recomendaciones que te ayudarán a prepararte para tu próximo examen.

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 Reclutamiento de Personal

El reclutamiento de personal no es una tarea sencilla, sobre todo, porque con el paso de los años, las aptitudes y competencias deseadas para los colaboradores han cambiado.

Ante esto, como líder o director de una empresa, es importante que te involucres con el equipo de 

Recursos Humanos para identificar qué características son fundamentales en cada una de las posiciones de tu compañía.

Para ayudarte con este tema, hoy te hablaremos de algunas tendencias de reclutamiento de personal que te servirán para reconocer a los trabajadores ideales para tu empresa.

1. Habilidades de inteligencia emocional

Encontrar talento con un buen manejo de su inteligencia emocional es clave para toda empresa; los empleados que cuenten con este fomentan un clima laboral saludable y una cultura de empatía y respeto que le da un gran valor a tu negocio en muchos sentidos.

Piensa también que quienes poseen habilidades para entender lo que sienten, expresan sus opiniones de manera asertiva, escuchan a sus compañeros y tratan de entender la situación en la que se encuentran las personas a su alrededor, suelen aprovechar mejor sus talentos.

Asimismo, estas personas pueden influir de manera positiva en el resto de los empleados.

Cabe mencionar que esta competencia incluye también la capacidad con la que cuentan algunas personas para controlar el estrés laboral y dar lo mejor de sí en momentos de crisis.

Ahora bien, seguramente te preguntarás: ¿cómo medir la inteligencia emocional en un ejercicio de reclutamiento de personal?

Si bien hay diferentes maneras de lograrlo, una muy sencilla es la observación y detección de las siguientes acciones y actitudes durante una entrevista:

            Escucha activamente a lo que dices.

Comparte sus emociones.

Da crédito por sus logros a otras personas involucradas en estos.

No teme hablar de sus errores.

                  Se muestra dispuesta a aprender.

TIPS PARA PRESENTAR UN EXAMEN

 • Realiza un sumario de la semana. Dedica un día a repasar todo lo que viste en la semana, esto propiciará a que descubras tus puntos débiles o dónde debes prestar más atención.

• Graba lo que estudies. Puedes hacer guías de estudio y grabarlas en audio, si por algún motivo un día no te sientes dispuesto, podrás escuchar las lecciones a donde quiera que vayas.

    

• Sincroniza tu dispositivo móvil. Fija recordatorios y lleva una agenda donde siempre tengas visibles tus propósitos de estudio.

• Estudia con tus amigos. Transmitir el conocimiento es una forma de afianzarlo, entonces si tienes la asistencia de tus amigos o tú mismo los ayudas, garantizarás la firmeza de lo aprendido.

• Realiza actividad física después de determinado tiempo. El movimiento y la memoria están sincronizados, haz gimnasia cerebral, los ejercicios son sencillos y ayudarán en tu proceso de estudio.

Durante el examen

• Responde la materia donde te sientas más seguro primero. El orden en el que respondes el examen importa, procura resolver primero lo más sencillo, así tendrás tiempo de poner atención en lo más complejo.

• Respira y relájate. Cuando tengas el examen enfrente revísalo bien, piensa que el examen es solo la capitalización de lo que ya has estudiado, respira profundo y réstale importancia al estrés.

• Al finalizar el examen de admisión, revisa. Una vez terminado el examen, si tienes tiempo, revísalo e intenta situarte en las preguntas dónde tuviste dudas, eso te hará sentir más seguro al final.

La preparación es fundamental a la hora de presentar un examen de admisión, la disciplina es la base que te conducirá al éxito seguro, no desestimes incursionar en un curso de preparación, esto, aunado a tu esfuerzo, seguro te ayudará.

Recuerda que un examen no te define, ni determina tus capacidades,

y que siempre existen otras opciones.