Cuando se habla sobre gestión y administración de empresas, nos referimos a la manera en que estas planifican, organizan, dirigen y controlan sus recursos. Así como a sus procesos y los resultados que de estos se obtienen. Prestar atención a la gestión y administración de Pequeñas y Medianas Empresas es de gran importancia. Pues de las 4.2 millones de unidades económicas en México, el 99.8 % de ellas son pymes. Además, aportan el 42 % del Producto Interno Bruto (PIB) del país y generan el 78 % de los empleos, según Forbes. Ten presente que es fundamental que tengas un trato cercano con las personas que componen a tu equipo de trabajo, que les ofrezcas capacitación permanentemente y alcanzar sus metas, sino que logre sobrevivir en el mercado con el paso del tiempo, es un buen manejo de sus recursos humanos y una rentabilidad competitiva, resulta del interés de todos.
- Cuida a tu equipo de trabajo.
Uno de los factores clave para que una empresa no solo pueda operar de la forma correcta. Por lo que no cabe duda de que son el pilar de la economía mexicana.
Dicho esto, el que tengan la facultad para alcanzar un sólido crecimiento en sus negocios y que generes un buen clima laboral en el que tus colaboradores se sientan cómodos y valorados. Una manera de lograrlo es mediante la implementación de dinámicas para incentivar a tu equipo de trabajo.
Muchas de ellos requieren poca o nula inversión de la empresa. En todo caso, suele ser mayor el beneficio que el tiempo y esfuerzo requerido para llevarlas a cabo. Eso sí, todo empieza desde el reclutamiento del personal. Por ello, busca atraer a las personas indicadas para cada uno de los puestos que tengas disponibles.
Analiza con suficiente anticipación las necesidades de cada departamento y los requisitos con los que deben contar los profesionales que las cubrirán. Asimismo, es vital que transmitas la cultura de tu empresa a cada individuo que se una a tu negocio. Por ello, dedícale tiempo a recibir a quienes se integren a tu nómina.
Soluciona todas sus dudas, habla con ellos sobre lo que se espera de su trabajo y acompáñalos en sus primeros días.
- Busca el desarrollo de todos los colaboradores
Explora cómo lograr que tus empleados se desarrollen constantemente y adquieran habilidades de liderazgo, iniciativa y autoaprendizaje. Aunado a lo anterior, crea un plan de carrera para tu equipo, de esta forma mejorarán sus fortalezas, lograrán cumplir con sus responsabilidades satisfactoriamente desarrollarse en sus áreas de oportunidad y obtener lo necesario para cubrir un puesto nuevo en casos críticos.
De esta manera, tendrás personas altamente competitivas.
Otro de los factores esenciales para la gestión y administración de una pyme, es determinar objetivos a corto, mediano y largo plazo que den dirección a todas las acciones que se realizan dentro de la organización. Determina objetivos y actúa conforme a estos y entusiasmadas que respondan a los desafíos de tu empresa. Es importante que estas metas sean específicas, medibles, alcanzables, realistas y estén definidas en un plazo determinado, a esto se le conoce como la metodología S.M.A.R.T por sus siglas en inglés. Por supuesto, esto es más fácil decirlo que hacerlo, por lo que, para que cumplas tu propósito y tengas más éxito a la hora de planear tus objetivos, es necesario que los definas de la siguiente forma:
- Objetivos estratégicos: deben planearse a largo plazo, determinan los propósitos básicos de la compañía e involucran a esta como un todo.
- Objetivos tácticos: profundizan el logro de los objetivos estratégicos, se deben cumplir en un lapso de 1 a 3 años y definen el actuar de cada departamento.
- Objetivos operacionales: se plantean para dirigir el rumbo de las acciones diarias, establecen estándares de calidad y especifican cómo y dónde se asignan los recursos.
Si logras tener claridad en lo que quieres alcanzar con tu negocio y aprendes a transmitirlo a quienes te rodean, entonces tendrás muchas más probabilidades de triunfar con tu empresa.
- Establece procesos y evalúalos
Definir la manera en la que deben efectuarse todos los procesos dentro de una compañía, es fundamental para la buena gestión y administración de pymes. Y es que, al tener establecidos los pasos, recursos y funciones de cada área de la organización es posible controlar de manera más eficaz los tiempos y la calidad de lo que se hace, sin mencionar que se eliminan los ambientes de incertidumbre. Si has intentado optimizar tus sistemas de trabajo, pero no has tenido éxito, es momento de hacer un mapa de procesos. Para esto, se requiere detallar y ordenar cada paso de las labores que se realizan en la organización y asignar al responsable dado que definir tus métodos operativos no es una tarea sencilla, a continuación, te daremos una lista de pasos que pueden ayudarte:
- Identifica el objetivo de cada proceso y define cuáles son las tareas críticas para lograrlo.
- Puntualiza cuáles son las entradas y salidas.
- Establece los recursos necesarios tanto humanos como materiales.
- Documenta y comparte con los miembros de la organización los resultados.
- No olvides que el último punto es vital para que puedas mejorar la rentabilidad y competitividad de tu pyme, ya que es lo que te dará la pauta para saber si te diriges al rumbo correcto.
Por último, ten en cuenta que contar con un mapa de procesos te ayudará a disminuir problemas de comunicación entre tus colaboradores. Evitar duplicidad de tareas y, por supuesto, incrementar la productividad laboral de tus empleados. Dota a la empresa de una estructura flexible una estructura flexible y sencilla se vuelve una ventaja en momentos de crisis, debido a que la compañía podrá reestructurarse para adaptarse a las tendencias y cambios del mercado.
Desarrollar una estructura no rígida y descentralizada facilita la autogestión, acelera el flujo de información, posibilita la transformación y permite realizar cambios con mayor celeridad. Controla el inventario la adecuada gestión y administración en una empresa permite llevar un control completo, real y actualizado de su inventario. Esto evitará robos hormigas, un mayor pago de impuestos, stocks eternos y, claro, te permitirá conocer con exactitud con qué cuenta la empresa. Además, un inventario organizado y controlado ayudará con el diseño de presupuesto y cierres de temporada. También, revisarlo permite conocer qué productos se pueden ofrecer cuáles tienen una mayor demanda, si hay algún tipo de pérdidas, e, incluso, permitirá incrementar el autoconocimiento empresarial.
- Analiza la oferta de productos y el trato con los clientes.
Hacer un estudio de mercado comparando tus productos, servicios y calidad con la competencia es más importante de lo que parece. Verifica en qué posición estás, cómo puedes avanzar, qué opinan tus clientes sobre la compañía y cuál es su experiencia.
De esta forma, podrás analizar si estás cumpliendo con las necesidades de tu público objetivo.
Una de las ventajas de las pymes es que logran estar en contacto directo con sus clientes, permitiéndose así personalizar la oferta, apoyarlos en el proceso, mejorar la relación con los clientes y crear fidelización con la marca. Ten en cuenta que prestar un servicio amable, de confianza, calidad y dentro del rango estipulado, son detalles que marcan la diferencia. Aprende a utilizar la información de tu negocio para tener una buena gestión y administración de pymes, es necesario no subestimar el valor de la información que se genera diariamente en las distintas áreas de la compañía, pues es clave para una toma de decisiones eficaz.
Dicho esto, lo ideal es que te apoyes en softwares administrativos, tales como los sistemas ERP, los cuales son herramientas tecnológicas diseñadas para centralizar todos los datos clave de una organización, como la contabilidad, ventas, inventarios, producción y finanzas. Así que si te has preguntado por qué tu compañía no llega a fin de mes o si tienes problemas para manejar tu stock de productos, contar con un software de administración de empresas puede ser la respuesta a todas tus dificultades. Recuerda que contar con las herramientas de gestión adecuadas resulta clave para el éxito de una compañía. Además, un sistema ERP tiene grandes ventajas, tales como: automatizar y optimizar procesos; integrar toda la información de la organización; facilitar el análisis de datos y generar históricos; permitir el correcto flujo de información;ayudar en la toma de decisiones.
Analiza tu entorno y tus datos: La labor de análisis es una tarea continua y de gran importancia ya que permite que la compañía se mantenga en buen estado y no se pierda o sea una gran dificultad obtener los objetivos previstos. Una de las herramientas más reconocidas es el análisis FODA, el cual permite a las empresas conocer sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Ten en cuenta que para actuar a tiempo y lograr estos cambios, es fundamental saber cuál es el estado actual de la compañía. Además, es importante que consideres que el mercado no es estático, por lo que es necesario actualizar la mecánica, los planes y las estrategias cuando sea oportuno.
Realiza una auditoría, una constante supervisión, ya sea interna o externa de los procesos, es importante para llevar un control cerrado, estricto y completo de todos los aspectos de la empresa.
- Marketing para tu PYME
Analiza el exterior de tu negocio: Los colores, imágenes y una identidad en tu comercio atraerá al cliente.
Actualmente las redes sociales son el primer punto de encuentro del cliente y la marca. Facebook, Instagram o Sitio Web son espacios para promocionar tu negocio. Deben tener promociones, productos del día o del mes, la constancia es primordial, por ello se deben realizar publicaciones diarias e interacción con la audiencia. Cuando un nuevo consumidor llegue a tu negocio, pregunta cómo fue que se enteró de la empresa, así podrás averiguar qué método es más efectivo para publicitarse.
APRENDE NUEVAS TECNOLOGÍAS
Sin importar cuál sea el negocio, es primordial conocer las nuevas técnicas para su manejo. En dado caso de contar con una base de datos.
RECURRE AL E-MARKETING
Envía información sobre las promociones a tus clientes, así las ventas aumentarán. En épocas de baja demanda, es primordial tener fluidez en sus ingresos. Algunos establecimientos cuentan con plataformas que les permiten tener flujo constante de clientes.
RECONOCE A CLIENTES REGULARES
Agradecer a los clientes puede ser efectivo, ya que esto les hace sentirse orgullosos de pertenecer y comprar en tu negocio.
ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTO
Tiempo, calidad y precio. Éstos son los ejes que toda gestión de compras debe balancear en el abastecimiento de bienes y servicios para el negocio. El área de compras es responsable de elegir a los mejores proveedores para abastecer los productos o servicios al mejor valor total.
LA ESTRATEGIA DE COMPRAS
La operación diaria va enseñando a las pymes cómo elegir a los mejores proveedores y en qué términos, a fin de cumplir con los requerimientos de tiempo, calidad y precio.
IMPACTO EN EL RESULTADO
Cada compra reviste una importancia estratégica distinta para el negocio, en términos del valor añadido, del impacto en la rentabilidad y su porcentaje en los costos totales.Riesgo en el suministro. La posibilidad de adquirir el bien o servicio siempre es más o menos compleja, dependiendo de la escasez de la oferta, los obstáculos de entrada, el costo logístico, entre otros.
DETERMINA LA CATEGORÍA
Productos apalancados o comodidades. Son los artículos fáciles de conseguir y sin valor añadido, con una calidad estandarizada. Son ofrecidos por muchos proveedores y su riesgo en el suministro es bajo.
Productos estratégicos. Son productos cruciales para la actividad principal de la empresa. Su riesgo de suministro es alto porque escasean o bien, implican una logística complicada.
Productos rutinarios. En esta categoría, se enmarcan los productos fáciles de comprar, de bajo costo, necesarios más son cruciales para la actividad principal de la empresa.
Productos críticos. También llamados “productos cuello de botella”, se trata de artículos con alto nivel de escasez, accesibles a través de pocos proveedores. Su impacto en los resultados financieros es bajo.
DEFINIR LA ESTRATEGIA
En el caso de productos apalancados, es recomendable que la estrategia sea reducir costos de adquisición por medio de licitaciones. Para los productos estratégicos, la gestión de compras debe buscar alianzas para garantizar el abastecimiento a precios competitivos. En los productos rutinarios, una estrategia es reducir la cantidad de proveedores y agilizar su contratación, para mantener la estandarización y bajo costo de los artículos. Cuando se trate de productos críticos, la gestión de compras puede enfocarse en reducir la dependencia de proveedores únicos. Ampliando su variedad, se garantizará el suministro.
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