Gestión y Administración de PyMES

Estos son los 8 errores que cometen las Pymes al expandirse.

No hay estrategia

El marketing es una gran herramienta que puede ayudar a potenciar la visibilidad de tu producto o servicio. 

El Plan de comunicación para tener presencia es fundamental para tu empresa.

Interpreta adecuadamente al mercado

Puede que China tenga 1.300 millones de habitantes, pero eso no significa que todos vayan a consumir nuestro producto. Hay que ajustar y ver a cuánta gente puede interesarle lo que produces.

Desde el inicio debes tener muy claro el objetivo, misión y visión de tu negocio o empresa y, es fundamental dar seguimiento, monitorear y evaluar los procesos administrativos, contables, financieros y operativos, y revisar el rendimiento de la empresa para actuar de manera adecuada y muy bien informada.

4 cosas que no sabías sobre la administración de negocios

La administración de negocios es toda una ciencia que involucra diferentes aspectos, conceptos y elementos.

Precisamente, en este artículo queremos explicarte 4 de esos factores claves de la gestión empresarial que, probablemente, aún no conoces o no dominas del todo.

1. Alcance de los sistemas administrativos

Es muy común que los emprendedores no comprendan, en toda su dimensión, el alcance de herramientas de gestión como los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP).

A través de este tipo de soluciones, la gestión y administración de PYMES puede optimizarse de manera sustancial. Específicamente, si implementas uno de estos softwares puedes disfrutar de los siguientes beneficios:

Optimización de la toma de decisiones

Hoy, las grandes empresas valoran las tecnologías de la información como una de las claves para una buena toma de decisiones. Y cada vez son más los pequeños y medianos negocios que también basan sus planificaciones en estas soluciones.

Y es que a través de estas herramientas los propietarios, gerentes y supervisores pueden disponer de información relevante y precisa sobre diferentes áreas clave, lo que ayuda a corregir problemas a tiempo y a definir líneas de acción acertadas que conlleven los resultados esperados.

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Estos son los 8 errores que cometen las Pymes al expandirse.

Mala administración

Según la Comisión Nacional para la Defensa de los Usuarios de los Servicios Financieros, tener una mala administración es la causa por la que 43% de las Pymes mexicanas cierran. 

Es por eso que gestionar el capital, fijar salarios, controlar el flujo de efectivo, etc., son actividades que requieren especialistas y herramientas que les den un seguimiento eficiente.

 No hay control financiero

Debe ser una disciplina rigurosa, llevar el registro del día a día, de qué y cuánto se vendió, cuánto se gastó, etcétera. Incluso se debe controlar cuándo es necesario pedir un crédito y si debe ser a largo o corto plazo.

Falta análisis estratégico

No contar con información exacta, confiable y en tiempo real que nos indique el desempeño de la empresa podría llevar a una mala toma de decisiones.

En México, un negocio vive 7.7 años en promedio; y en los últimos cuatro años desaparecieron 1.6 millones de empresas.

Las obligaciones de los socios dependen del tipo de sociedad y del capital invertido. En general, el socio mayoritario tendrá más responsabilidades dentro de la sociedad. 

Es importante definir y crear mecanismos de solución de controversias entre accionistas o socios.

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Estos son los 8 errores que cometen las Pymes al expandirse.

Empezar a consolidarse puede traer errores, estos son algunos de los más comunes, evítalos antes de que sea tarde.

Los expertos indican que la clave del éxito de una empresa es elegir bien el tipo de negocio que se va a constituir. En México, un negocio vive 7.7 años en promedio; y en los últimos cuatro años desaparecieron 1.6 millones de empresas. Estas cifras preocupan si tomamos en cuenta que las pequeñas y medianas empresas (Pymes) son la columna vertebral del desarrollo nacional.

Un análisis de la consultora Salles Sainz Grant Thornton, concluyó que los principales elementos que impiden el crecimiento de una pequeña empresa en México son: escasez de capital (99%), mala operación de fondos (96%), falta de experiencia (79%), carecer de buenos sistemas de información (59%), excesivas inversiones en activos fijos (58%) y errores en la fijación de estrategias (46%).

Desde el inicio debes tener muy claros los objetivos, misión y visión de tu negocio y, es fundamental dar seguimiento, monitorear y evaluar los procesos.

Ahora bien, hoy el reto es dar solidez a la economía de nuestro país e incentivar la creación de nuevas empresas. Por eso, es importante que los emprendedores y empresarios conozcan los errores más comunes que se cometen cuando inicia un proyecto en expansión y que ponen en riesgo la estabilidad y sobrevivencia de sus negocios:

No planificar

Tener un plan de negocios 

ayuda a visualizar el mercado principal, el valor agregado del producto o servicio a ofrecer, qué canales de distribución y comercialización son los idóneos, así como establecer presupuestos y procesos para facilitar la operación, etcétera, todo esto ayudará a potencializar tu empresa.

No hay visión y capacitación

Apegarse a la estrategia de trabajo inicial y no adaptarla a los resultados financieros que obtenga la empresa en el primer año de actividades y a lo que dicte el mercado, afectará por mucho el desempeño de tu empresa. Por otro lado, sin los conocimientos necesarios en diferentes ramas como la legal, financiera, fiscal y operativa, no podrá materializarse el crecimiento del negocio.

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Buenas prácticas de la administración de empresas que puedes aplicar desde casa.

3.Vislumbra riesgos y crea políticas de respuesta

La administración de empresas desde casa demanda la búsqueda de soluciones y alternativas ante la imposibilidad de atender pequeños conflictos y emergencias de forma presencial.

Tomando en cuenta esto, es necesario que siempre estés un paso a la delantera, por lo que debes identificar aquellos factores de riesgo que pudieran impactar a tu empresa en el futuro cercano, mediano o lejano.

Una vez detectes estos elementos y conozcas sus características, crea planes de acción que sirvan como respuesta ante imprevistos, que provengan que situaciones no deseadas causen un daño severo o irreparable.

Por ejemplo, si cuentas con una empresa de servicio, es indispensable que cuentes con planes de respuesta ante diferentes posibles inconvenientes en la experiencia del cliente, que exijan soporte técnico inmediato.

Se trata de una previsión que tienes que tomar, incluso, aunque siempre estés en la sede física de tu negocio, y que es más importante aun cuando se aplica la gestión a distancia o remota.

4. Define una estructura jerárquica clara

Las tendencias empresariales actuales intentan darle al trabajador autonomía y capacidad de toma de decisiones inmediata en las situaciones relacionadas con sus labores y campo de especialización.

¡Eso está muy bien! Sin embargo, siempre debe haber un líder al que acudir cuando sea necesario y que sirva de guía en situaciones de duda o incertidumbre.

Es por ello que la administración a distancia requiere de la definición de una estructura jerárquica clara, con referentes o líderes asignados para cada grupo de trabajo o departamento.

De esa manera, no será indispensable que todo trabajador debe estar a tu lado o tenga que comunicarse contigo de manera diaria.

Con esto no queremos decir que seas inaccesible y te apartes del talento humano. 

Simplemente, no debes asumir toda la carga ni ser un líder único, que atienda directamente las necesidades de todas las áreas del negocio.

En general, para crecer y expandirte de manera sustentable necesitas delegar funciones y, de a poco, desarrollar personal gerencial y de supervisión dentro del negocio.

Puede parecer que la capacitación laboral no guarda relación con la gestión a distancia, pero la realidad es que es un aspecto clave, que garantiza la sustentabilidad del manejo de tu empresa desde casa.

Y es que los empleados altamente capacitados y con verdaderos conocimientos de sus áreas de desempeño son mucho más autónomos, dinámicos y proactivos, lo cual es fundamental cuando se labora de manera remota o en escenarios en que la figura del “jefe” no está presente en toda ocasión.

Dicho esto, conviene que desarrolles un programa de capacitación interno, que conste de conferencias, webinars, talleres y otros métodos de formación flexibles, pero enriquecedoras, que preferiblemente se puedan desarrollar a través de medios digitales.

Si priorizas los métodos de capacitación en línea, restarás menos tiempo a tus empleados y evitarás el disgusto de que deban trasladarse constantemente a otro lugar, lo que además genera gastos para ellos o costos extras para tu negocio.

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Buenas prácticas de la administración de empresas que puedes aplicar desde casa.

En los últimos años, el trabajo remoto ha aumentado de manera exponencial y este es un factor que se debe tomar en cuenta para la administración de empresas.

Esto se debe, principalmente, a que numerosos estudios han comprobado que el home office puede ayudar a que los empleados sean mucho más eficientes durante sus jornadas.

Por ejemplo, un estudio de Cisco reveló que el teletrabajo puede incrementar hasta en un 27% la productividad laboral. Además, reduce alrededor del 60% de las ausencias de empleados no programadas.

Pero, lo realmente sorprendente es que el trabajo remoto no solo puede hacer más efectivos a los colaboradores y empleados, sino que también resulta una muy buena alternativa para la gestión de PYMES y compañías en general.

Por eso, si tienes la responsabilidad de administrar una compañía conviene que tomes en cuenta métodos, prácticas y acciones que flexibilicen la actividad gerencial y te permitan tener control a distancia.

De esa forma podrás propiciar la estabilidad operativa y la optimización sin pasar horas de más en la oficina ni sacrificar tiempo que normalmente dedicarías tu familia u otras actividades asociadas con el esparcimiento y el descanso.

1. Crea un plan de trabajo medible

Es importante no confundir flexibilidad con improvisación, descuido o negligencia.

Aunque tú y tus colaboradores trabajen desde casa en algunas ocasiones, el control sobre la empresa y la importancia de cumplir con las reglas debe ser la misma.

Debido a esto, una de las buenas prácticas de administración de empresas a distancia es crear un plan de trabajo medible, que puedas seguir y analizar independientemente del lugar en que te encuentres.

Este plan, que puede tener una extensión mensual o hasta trimestral, necesita contemplar los siguientes puntos:

Fecha de vencimiento de las tareas

Si quieres desempeñar una estrategia de administración para lograr tus objetivos, es importante que toda tarea o actividad tenga una fecha de vencimiento específico. Solo así la operatividad del negocio traerá avance, progreso y evolución.

Una vez hagas el listado de tareas y definas sus responsables, establece periodos de tiempo para cada una, tomando en cuenta factores como la importancia y la dificultad.

Objetivos

No es más que especificar qué deseas lograr a través de las actividades y garantizar que los trabajadores y colaboradores lo sepan.

A la hora de elegir objetivos, prioriza aquellos que pueden medirse a través de métricas e indicadores, que te mostrarán que tan cerca estás de ellos y cuán efectivas han sido las acciones ejecutadas.

Es importante que todos estos factores los señales en un documento, que servirá como guía maestra de los flujos de trabajo.

2.  Define un cronograma de interacción.

Algunos emprendedores se resisten a la gestión a distancia porque consideran que perderán el control sobre sus empleados.

Lo cierto es que esto solo sucede si no se toman las precauciones necesarias, y definir un cronograma de interacción es una de ellas.

Por suerte, esto no es una mayor complejidad en la actualidad, ya que existen múltiples medios y plataformas de comunicación a distancia, tanto pagas como gratuitas.

Gracias a estas, podrás comunicarte de forma regular con tus empleados, aunque no te encuentres en el mismo espacio físico que ellos.

Eso sí, opta por una herramienta que te ofrezca un plan empresarial con diferentes funcionalidades, como videollamadas múltiples y chats se mensajería instantánea.

Así, no tendrás problemas para establecer juntas globales semanales y reuniones con trabajadores específicos para atender emergencias, evaluar resultados y cumplir con otras labores.

A su vez, los medios digitales de comunicación son muy valiosos para interactuar con proveedores, socios y otros actores claves para el funcionamiento de tu negocio.

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5 consejos para mejorar la rentabilidad de un negocio.

3. Enfócate en la experiencia de tus clientes

Al momento de buscar la rentabilidad de un negocio, los emprendedores suelen poner toda su atención en identificar en qué sectores conviene invertir su dinero, cómo es su proceso de producción y cuáles es su situación financiera.

Sin embargo, olvidan que uno de los elementos clave para que una compañía sea exitosa, es brindar la mejor experiencia posible a los consumidores.

Dicho esto, una de tus prioridades debe ser evaluar cómo son tus procesos de venta y qué tan satisfecho está el cliente con lo que ofreces y con la forma en la que lo atiendes.

Ten presente que hoy día las personas están más informadas que nunca sobre lo que adquieren, puesto que las nuevas tendencias y hábitos de los consumidores incluyen, por ejemplo, una investigación previa en medios digitales sobre lo que quieren comprar.

Esto quiere decir que, al momento de acudir a ti, ya saben mucho sobre los precios y las características de lo que tú vendes y lo que la competencia comercializa, así que la experiencia que tengan las personas al conocerte, podría ser el factor determinante por el que escojan a tu marca y se fidelicen con esta.

4. Evalúa asociarte con otras compañías

Para mejorar la rentabilidad de un negocio, en ocasiones, es necesario invertir una cantidad de dinero mayor a la que habitualmente se tiene planeada.

Piénsalo: por ejemplo, si solicitas a tus proveedores una mayor cantidad de insumos para tus producciones, seguramente obtendrás un mejor precio por estos o te harás acreedor de algún bono o descuento en cierto periodo de tiempo.

Con esto en mente, debes evaluar los beneficios de asociarte con otros empresarios, de tal forma que el presupuesto necesario para acceder a tarifas especiales y otras promociones, sea compartido.

Eso sí, antes de tomar una decisión como esta, debes estar seguro de que la negociación te convendrá a largo plazo y de que las personas o empresas con las que buscas crear un vínculo, son profesionales y de confianza.

 5. Busca oportunidades de recompra

Es normal que quienes dirigen una empresa centren su atención en obtener nuevos clientes que les permitan vender más y, por ende, rentabilizar su compañía, pero debes tomar en cuenta que la obtención de compradores también es costoso.

Ten presente que tus gastos en atraer personas a tu marca, para después calificarlas como clientes potenciales y darles seguimiento, son altos, por lo que vale la pena que no solo te enfoques en esto, sino que generes estrategias para que quienes ya adquieren tus productos o servicios, compren más y de forma regular.

Finalmente, no olvides que los clientes, las herramientas tecnológicas, la productividad, los vínculos con otras personas o empresas y el análisis de la información de tu compañía, son elementos clave en los que debes enfocarte.

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5 consejos para mejorar la rentabilidad de un negocio

Si te preguntas constantemente cómo mejorar la rentabilidad de tu negocio para expandirlo de forma ordenada y exitosa, ¡grandioso! Haz llegado al lugar indicado.

Eso sí, para hacer el mejor año de tu empresa, lo primero que debes hacer es establecer metas específicas para cada uno de los departamentos de tu compañía y para todos los colaboradores en general.

De esta forma, tus esfuerzos para incrementar las ganancias de la organización estarán respaldados por el trabajo de tus empleados y rindan los frutos que tanto anhelas.

Así que, si estás listo para mejorar la rentabilidad de tu empresa y hacerla crecer más que cualquier otro año.

1. Aumenta tu margen de ganancia

Uno de los factores clave para mejorar la rentabilidad de un negocio, es evaluar cómo se puede mejorar el nivel de ganancias que se produce por cada venta o contratación.

Sobre esto, no hay una única solución que aplique para todas las organizaciones, pero sí existen algunas pautas que pueden ayudarte a definir qué es lo mejor para tu empresa.

Por un lado, puedes probar el aumento de los precios. Claro, para poder hacer esto deberás hacer un análisis muy profundo sobre la competencia, de tal forma que no quedes fuera del mercado y ocasiones un efecto contrario al que buscas.

Recuerda que, en el proceso de fijación de precios, es importante conozcas la tolerancia de tus clientes a estos ajustes. Hay productos y servicios con un mayor nivel de tolerancia. Por ejemplo: la joyería, así como computadoras y teléfonos móviles de alta gama. En cambio, otros resienten cualquier mínimo incremento, como los alimentos de la canasta básica.

En resumen, debes de encontrar un balance entre un precio justo para tus clientes, acorde al mercado y que te brinde las mayores ganancias posibles.

Por otro lado, puedes evaluar los procesos de tu empresa e identificar cómo optimizarlos para bajar tus costos de producción. Esto incluye también revisar la productividad de tus empleados y planear estrategias concretas para mejorarla, como el uso de soluciones tecnológicas.

También, puedes optar por combinar las 2 opciones anteriores para generar un equilibrio entre tus precios y tus costos.

2. Gestiona adecuadamente tus gastos

Uno de los retos más grandes que deben enfrentar las empresas, es almacenar, manejar e interpretar los grandes volúmenes de información que generan sobre sus procesos y su dinero.

Dicho esto, lo ideal es que te apoyes con una herramienta, tal como los sistemas de recursos empresariales, ERP por sus siglas en inglés, para centralizar todos los datos de tu compañía y tener un control total sobre la liquidez de tu institución y el curso que sigue cada peso que gastas.

Al contar con este tipo de softwares podrás identificar, de forma rápida y sencilla, cómo se distribuye el presupuesto de la empresa y qué gastos ajustar si quieres mejorar la rentabilidad de tu negocio.

Eso sí, ten cuidado al momento de definir qué es gasto y qué es inversión, puesto que un error común de los emprendedores es prescindir de algunas herramientas o bajar el importe destinado a ciertos procesos para ahorrar, sin analizar la gran importancia que tienen para el negocio, como el control de inventarios, por ejemplo.

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Nicho de mercado: ¿cómo encontrarlo?

3. Sé analítico durante tus interacciones sociales y profesionales

Si bien para identificar el nicho de mercado de tu empresa tienes que realizar estudios e investigaciones de mercadeo, a veces se puede detectar una oportunidad de crecimiento o de inversión de una manera más directa: la interacción con tus clientes, prospectos o, incluso, familiares y amigos.

Constantemente, las personas hablan sobre aquellas cosas que necesitan y, además, comparten su experiencia sobre diferentes líneas de artículos y marcas, sobre todo cuando estas no les ayudan.

Prestarle atención a este tipo de comentarios te permitirá comprender lo que el público pide e identificar necesidades que no se están satisfaciendo.

Por supuesto, luego tendrás que corroborar la percepción que adquiriste con datos y análisis técnicos del mercado, pero es un buen lugar para empezar.

¡Ya sabes! Para que encuentres un buen nicho tienes que nutrirte de las impresiones y valoraciones de los individuos de tu entorno.

4. Evalúa el entorno económico

Los principios y datos de la macroeconomía y la microeconomía te ayudarán a detectar un nicho de mercado ideal.

Es indispensable que analices la realidad del espacio geográfico en el que se encuentra tu público objetivo, tomando en cuenta factores como la inflación, los niveles de consumo y el poder adquisitivo.

Si al analizar un entorno empresarial notas que este es idóneo y estable, ¡perfecto! Se tratará de una inversión segura.

Dicho esto, nunca desestimes inmediatamente aquellos lugares que enfrentan pequeñas crisis, ya que ahí suelen encontrarse grupos de usuarios carentes de productos y servicios.

Este tipo de mercados, aunque resultan un poco más riesgosos, pueden ofrecerte grandes ganancias y una atractiva tasa de retorno de inversión si juegas bien tus cartas.

Si decides seguir estos valiosos tips, es importante que los complementes con una solución tecnológica que te permita optimizar las operaciones de tu negocio.

Recuerda que al hallar un buen nicho de mercado aumentarás las ventas y, en consecuencia, podrás crecer exponencialmente tu operación.

Por supuesto, luego no olvides que es indispensable contar con un software que te permita automatizar tareas como las compras, gestión de inventarios y la contabilidad.

 Una muy buena alternativa son los sistemas que trabajan con la tecnología de la nube, ya que te permitirán acceder a la información sobre tu negocio desde diferentes lugares y dispositivos. Esta flexibilidad te ayudará a crecer como empresario y, además, no descuidar otras áreas importantes de tu vida.