Gestión y Administración de PyMES

Lo que debes preguntar en el reclutamiento de tu próximo empleado

La profesionalización en la selección del personal de una empresa se vuelve primordial a medida que el negocio crece, pues al aumentar las responsabilidades, es necesario que cada empleado tenga la mejor preparación para desempeñar sus funciones con eficiencia.

Lo ideal es que todos los colaboradores cumplan su rol de manera óptima, pero en muchos casos, hay quienes poseen ciertas características o aportan ese “extra” que los hace destacar y ganarse el título de empleado estrella.

Se trata de profesionales innovadores, con mucha iniciativa e influencia en la productividad de su área. Incluso, si tu negocio atraviesa por tiempos difíciles, tienen la capacidad de darte un respaldo invaluable.

Pero, ¿cómo puedes identificar estas cualidades entre los colaboradores que contratas? 

Para ello es esencial que implementes un proceso de reclutamiento adecuado para PYMES, que te permita detectar el potencial de cada candidato según el cargo al que se postulen.

¿Cuáles son las preguntas para una entrevista de reclutamiento que debes elegir?

Por lo general, en los pequeños negocios es el propio dueño quien se encarga de la selección del personal de una empresa, desde la recepción de la solicitud de empleo hasta las preguntas para una entrevista. En este caso, el procedimiento debe hacerse a conciencia, sin caer en improvisaciones ni en preguntas superficiales.

Cualquiera que sea el tipo de negocio que administres, aquí te decimos algunas recomendaciones para que tu estrategia de reclutamiento de personal sea exitosa.

1. Rompe el hielo, entabla una charla con el entrevistado

En un primer acercamiento, la mejor manera para que entren en confianza es entablando una conversación amena, en vez de iniciar directamente con la serie de preguntas obligadas.

Pregúntale acerca de su anterior trabajo, qué rol tenía, cuáles fueron sus logros obtenidos y su mayor aprendizaje. De igual forma, pídele que te cuente sobre su experiencia laboral, sus aptitudes destacadas y sus debilidades.

Estos son algunos ejemplos de preguntas específicas que puedes hacer:

¿Cuál ha sido uno de los proyectos más relevantes de tu carrera y cuáles fueron los resultados que obtuviste?

¿Llegaste a proponer mejoras para la empresa anterior en donde trabajaste? ¿De qué forma implementaste tus sugerencias?

Platícame un poco sobre algún aprendizaje que hayas obtenido de tu jefe anterior y cómo te impulsó a mejorar en tu desempeño.

Gestión y Administración de PyMES

5 ventajas de un ERP en tu negocio

4. Facilita el análisis de datos

Debido a que las empresas tienen una gran cantidad de datos, es muy común que la información esté desactualizada y, por ende, sea poco confiable al momento de tomar decisiones.

Tener un sistema de información, como un ERP, para analizar todos los datos de tu compañía es muy valioso, ya que te permitirá conocer indicadores clave como en qué periodos tienes más o menos ventas y cuáles productos tienen las mejores ganancias en ciertas temporadas. Todo lo que necesitas en un mismo sistema.

Sin duda, esto permite que el proceso de toma de decisiones sea mucho más rápido y con mejores resultados, además de darte una enorme ventaja competitiva frente a otras empresas.

5. Evita la pérdida de información

Si bien ya hablamos sobre la importancia de tener toda la información de tu empresa centralizada y actualizada para que puedas mejorar tus resultados, tomar mejores decisiones y ser competitivo en el mundo laboral, otra de las grandes ventajas de un ERP es que nunca perderás tus datos.

No solo estos sistemas generan copias de seguridad de tus bases de datos para que no tengas que preocuparte por la pérdida de tu información, sino que esta permanecerá siempre protegida contra robos y accesos desautorizados. ¡Hay que preveer todos los posibles escenarios futuros!

Gestión y Administración de PyMES

5 ventajas de un ERP en tu negocio

2. Optimiza tu atención al cliente

Aunque muchas herramientas pueden ayudar a fidelizar a tus clientes, por ejemplo, el email marketing o un sistema POS que haga de la experiencia de compra un proceso rápido y práctico, mantener a un cliente satisfecho no es una tarea sencilla.

Con esto en mente, es necesario que todas las áreas de tu empresa tengan información actualizada de cada uno de los clientes y que sea sencillo acceder a ella. La herramienta ideal para esto es un ERP. 

Y es que este te dará las armas para solucionar cualquier duda o problema que tenga quien visite tu compañía.

Además, al hacer un buen uso de todos los datos que puedes obtener a través del sistema, tendrás en tus manos la posibilidad de mejorar tus estrategias de mercadotecnia y así lograr conectar con tus clientes de una forma mucho más efectiva, así como mejorar tu comunicación con ellos.

Esto lo verás reflejado no solo en clientes felices, sino en el incremento de tus ganancias.

3. Permite un mejor crecimiento

Sin duda, ver a tu empresa crecer es muy gratificante, pero por lo general, junto con esto vienen grandes retos que no siempre son fáciles de conquistar, sobre todo cuando se trata de un crecimiento muy rápido y repentino.

De hecho, muchas veces en este proceso suelen surgir diversas problemáticas como la falta de organización, la pérdida de información o la duplicidad en los datos y las tareas, problemas de comunicación entre departamentos, errores de inventario, entre muchas otras.

Es por eso que la centralización de la información y la automatización de procesos que ofrecen los sistemas ERP representa una gran ventaja al momento de expandirse o crecer. 

Sin duda, esta herramienta será tu mayor aliada en este proceso y te ayudará a reducir considerablemente la incidencia de los problemas antes mencionados.

Además, agregar nuevos módulos al ERP se puede hacer de una forma muy sencilla, por lo que será fácil adaptar el sistema al tamaño de tu empresa en todo momento.

En conclusión, te evitarás muchos dolores de cabeza y podrás crecer tanto como desees, sin problemas.

Gestión y Administración de PyMES

5 ventajas de un ERP en tu negocio

Sin duda, una de las mayores metas de toda organización es expandirse y conseguir cada vez más clientes y ventas que tengan como resultado una mayor rentabilidad para el negocio. Hoy te presentamos las ventajas de un ERP para lograrlo.

Sabemos que no es fácil controlar y manejar la gran cantidad de información que se concentra día a día en una compañía y que, además, factores como el robo hormiga y la falta de instrumentos, pueden ser un obstáculo para que cumplas tus metas.

Por esta razón, es necesario que los dueños y directores de empresas conozcan los beneficios de los sistemas ERP, pues estos son grandes aliados al momento de administrar un negocio. Sin ellos, es posible que esté perdiendo terreno frente a competidores y que no se estén aprovechando al máximo los recursos de la compañía.

Ahora que ya sabes lo importancia de un ERP, hablaremos sobre 5 de sus beneficios. Eso sí, primero debemos saber a ciencia cierta en qué consisten estos sistemas.

¿Qué es un sistema ERP?

Un Planificador de Recursos Empresariales o ERP por sus siglas en inglés (Enterprise Resource Planning), es una herramienta que te permite centralizar, gestionar y analizar toda la información y procesos de tu empresa en un único sistema.

Dicho lo anterior, hace más fácil y eficiente la toma de decisiones, además de que te brinda la oportunidad de automatizar los recursos y procesos de tu negocio.

Debes saber que estos sistemas se dividen en diferentes módulos que representan cada departamento de la empresa, los cuales se relacionan y se integran entre sí de la misma manera en la que lo hacen dentro de una compañía, por ejemplo: contabilidad, finanzas, inventarios, producción, nóminas, entre otros.

Cada apartado tiene información actualizada en tiempo real que te ayudará a hacer más efectivos tus procesos. Esto se debe a que contarás con los datos suficientes para crear estrategias que impulsen tus ganancias.

Eso sí, es importante que elijas el plan para tu sistema ERP de acuerdo a las necesidades de tu negocio. Pero no te preocupes; todos podrán brindarte grandes ventajas. Por ello, a continuación, hablaremos de 5 de ellas.

1. Mejora la productividad laboral

Lo más común es que quienes dirigen una empresa tengan herramientas especiales que les ayuden con cada una de las áreas de su organización; es decir, tienen un software para inventarios, otro para la contabilidad, uno más para la comercialización, entre otros.

Esto significa que algunas decisiones y ciertas actividades requieren que los empleados consulten a más de un sistema. En este sentido, la tarea se dificulta, toma más tiempo y tiene mayor riesgo de presentar errores.

Es aquí donde nace una de las más grandes ventajas de un ERP, la posibilidad de tener toda la información que necesitas integrada. Con esto, el resultado será una mucho mayor productividad laboral que se traduce en reducción de costos.

Ten en mente que, al momento de automatizar procesos, otra de las posibilidades dentro de un ERP, no tendrás que ingresar los mismos datos varias veces, ya que como mencionamos anteriormente, este sistema es capaz de centralizar todas las áreas, por lo que puedes cruzar toda la información que necesites.

Sin duda, esto te dará la oportunidad de dedicar algunos momentos a tareas y proyectos que habías dejado de lado por falta de tiempo, y que con la ayuda de un ERP se volverán realidad.

Gestión y Administración de PyMES

Cómo optimizar tus cuentas por cobrar, ¡sin morir en el intento!

4. Perfecciona el proceso de aplicación de pagos

Esta regla de oro ya te la hemos compartido (y te la seguiremos recordando): tan pronto como recibas un pago, ¡aplícalo! Además, por supuesto, de que debe de ser aplicado al cliente y factura correctos. Esto te permitirá saber en todo momento qué cuentas están al corriente y cuáles están vencidas.

¿Recuerdas cuando mencionamos que la cobranza está relacionada con el servicio al cliente? Pues este es un claro ejemplo, ya que, al llevar un correcto registro de los pagos, te evitarás posibles disputas con clientes, ¡nadie quiere lidiar con un cliente molesto por recibir una solicitud de pago que ya ha cubierto correctamente!

¿Cómo lograrlo? Una manera de optimizar este proceso es gestionando los métodos de pago que ofreces. Puedes limitar su cantidad para volverlos más manejables o, aún mejor, optar por opciones tecnológicas que te permitan registrar automáticamente el pago en la cuenta y cliente correspondientes.

5. Optimiza el proceso de cobranza

Todas las acciones anteriores sin duda harán que el cobrar sea una tarea más fácil y efectiva, ¡además de menos dolorosa! Por un lado, cuando los pagos son aplicados correctamente, es mucho más sencillo determinar cuáles cuentas están en riesgo de incumplir con los pagos.

¿Qué hacer? En primer lugar, definir procesos de cobranza que sean consistentes y metódicos. Además, es también recomendable establecer procesos para negociar planes de pago acordes a los objetivos generales de la compañía. Finalmente, ¡automatizar, automatizar y automatizar! Esto reducirá al mínimo los errores humanos.

¿Cuál es el siguiente paso?

Optimizar tus cuentas por cobrar no es una tarea de una sola vez, sino una actividad que debe ser recurrente en tu empresa. Para facilitar estos procesos de mejora continua, la tecnología es tu mejor aliado. 

Gestión y Administración de PyMES

Cómo optimizar tus cuentas por cobrar, ¡sin morir en el intento!

2. Establece procesos de aprobación de crédito claros y concisos

En ocasiones, en el afán de impulsar las ventas, se puede caer en malos hábitos de concesión de créditos, lo que termina por afectar severamente las finanzas de la empresa. No nos malinterpretes, ¡es bueno brindar créditos a los clientes! Sin embargo, debe de existir un claro proceso para ello.

¿Cómo optimizar? Se deben establecer lineamientos claros acerca de cuándo y cómo otorgar estos beneficios, además de los límites correspondientes, así como definir los procesos de solicitud de los mismos. 

Recuerda: las revisiones regulares de los procesos de aprobación son necesarias.

3. Establece procesos de facturación efectivos

Los errores al capturar precios, nombres y conceptos pueden llegar a costar muy caro a tu empresa. Por un lado, significa una mayor inversión de tiempo y, por ende, de dinero; por otro, las molestias con tus clientes no se harán esperar. Por eso, contar un sistema de facturación eficaz resulta en una necesidad prioritaria.

¿Qué hacer? ¡Apóyate en la tecnología! Hoy día, cuentas con un gran número de herramientas que te permiten automatizar gran parte de los procesos de emisión de facturas y remisiones, reducir al mínimo los errores de captura y te ayudan a cumplir con tus obligaciones fiscales de una manera más sencilla.

Si quieres ir un paso más allá, no te limites a los programas típicos de facturación; un sistema de administración integral puede ser la solución que estás buscando para centralizar y simplificar todos los procesos de tu empresa.

Gestión y Administración de PyMES

Cómo optimizar tus cuentas por cobrar, ¡sin morir en el intento!

¿Por qué prestar atención a tus cuentas por cobrar es tan importante?

Si eres dueño o gestionas un negocio, es posible que, por impulsar el aumento de tus clientes y ventas, llegues a dejar en segundo plano la correcta administración de tus cuentas por cobrar. ¡Cuidado! El hacerlo puede impactar negativamente las finanzas de tu empresa.

Y es que, debes recordar que la optimización de tus procesos de cobranza es parte crucial del éxito de mantener un negocio, ya que además de brindar estabilidad financiera a tu empresa, impacta el rendimiento de otros departamentos, como el de ventas y servicio al cliente.

Para ser concretos, su correcta gestión previene el gasto innecesario de capital económico e incrementa tu liquidez. Así que, si no le has dedicado a estos procesos el tiempo necesario, ¡es el momento indicado para comenzar a establecer las bases de su correcta administración!

Actividades que debes optimizar en la gestión de tus cuentas por cobrar

Dennis Najjar, CEO de ADC, una firma de servicios contables estadounidense, compartió una serie de consejos a The Balance para mejorar los procesos relacionados con el manejo de las cuentas por cobrar en las pequeñas y medianas empresas.

A continuación, te presentamos algunos de ellos que seguro te serán de gran utilidad:

1. Mantener siempre correctos los datos de tus clientes

Centralizar la información de tus clientes es básico para establecer y mantener una correcta gestión de tus cuentas por cobrar. El simple hecho de contar con datos de contacto erróneos puede ocasionar desde envíos de facturas y remisiones equivocadas, hasta la recepción tardía de pagos. ¡Puedes llegar a perder mucho dinero!

¿Qué debes de hacer? Audita frecuentemente tus procesos de recolección de datos, así como la información de tus cuentas, para detectar anomalías y errores. 

Además, lleva un estricto control y documenta todo cambio realizado en el maestro de tus clientes.

Si tu información se encuentra almacenada en algún software utilizado por usuarios de múltiples departamentos asegúrate de asignar y administrar los permisos correctamente, para prevenir que personas sin autorización accedan o editen datos.