Gestión y Administración de PyMES

Si optas por dar este paso, tu empresa disfrutará de los siguientes 6 beneficios.

4. No gastarás en mantenimiento y actualizaciones posteriores

Aunque, lógicamente, implementar un sistema ERP en la nube representa una inversión, con el paso del tiempo se convertirá en una decisión ahorrativa. Y es que otra de las cualidades de un buen software de este tipo es que no requiere de mantenimiento ni actualizaciones posteriores.

Eso sí, a pesar de que cuente con estas características, los expertos que te brinden apoyo técnico con la implementación del software deben ofrecerte servicio de soporte y asesoría continua.

Aunque, sin duda, se trata de una herramienta muy efectiva, ninguna solución tecnológica es infalible.

Sin embargo, ¡tranquilo! Recuerda que estos sistemas almacenan y resguardan la información contable y de otras áreas en servidores remotos, por lo que no se perderá si surge algún contratiempo.

5. Mantendrás tus datos privados

El ámbito empresarial es muy competitivo y, por eso, existen ciertos datos contables que solo debes conocer tú y tu equipo de trabajo para optimizar la toma de decisiones.

Teniendo en mente eso, un buen sistema ERP cuenta con altos estándares de seguridad y privacidad.

Estos softwares controlan el acceso de los usuarios a través de permisos previamente establecidos.

6. Modernizarás tu negocio

Un buen sistema ERP tiene la capacidad de integrarse con otras soluciones tecnológicas que ya existan en tu negocio, como la facturación electrónica, por ejemplo.

Esta dinámica permitirá que la tecnología gane espacios en la cultura organizacional de tu empresa, lo que se traduce en una modernización integral de todos los procesos, especialmente aquellos relacionados a la contabilidad.

Nunca olvides que esta área es una de las más complejas e importantes para los negocios, así que es necesario apoyarse en soluciones tecnológicas para optimizarla.

Gestión y Administración de PyMES

Consejos para llevar la contabilidad



12. Registra las deudas implícitas

Para gestionar eficazmente la contabilidad de una empresa no se puede pasar por debajo de la mesa ningún aspecto.

Además de registrar las deudas inminentes, como los impuestos y el pago de créditos, debes tomar en cuenta aquellas implícitas.

Un ejemplo de ello son los pasivos laborales, como se le conoce a la deuda que adquiere una compañía a raíz de los años de servicio de un empleado para la organización, lo que acarrea gastos como prima de antigüedad e indemnización por despido, de acuerdo a la Ley Federal del Trabajo.

Recuerda que, como mencionamos en esta sección, la tecnología es un factor esencial en el manejo contable.

Por ese motivo, en las próximas líneas te hablaremos acerca de los beneficios que brinda un ERP en la nube, una de las mejores herramientas para optimizar la contabilidad y los negocios en general.

Beneficios del software contable

Beneficios de un ERP como software contable

Hacer crecer tu emprendimiento o expandir tu empresa te puede brindar la estabilidad financiera que tanto has anhelado, necesitas trabajar de forma impecable la contabilidad.

Recuerda que del control que tengas en esta área depende la salud financiera de tu compañía.

Por esa razón, implementar un sistema ERP en la nube para automatizar y optimizar los procesos contables resulta una excelente decisión desde el punto de vista gerencial.

Si optas por dar este paso, tu empresa disfrutará de los siguientes beneficios.

1. Podrás acceder a los datos de tu empresa desde cualquier sitio

Una de las grandes ventajas de un sistema ERP en la nube es que no aloja la información contable en un equipo informático específico.

Esto quiere decir que, al resguardar la documentación en servidores remotos, podrás acceder a ella desde diferentes sitios y dispositivos.

Sí, tendrás la posibilidad de analizar información valiosa de tu organización mientras te encuentras de viaje o, incluso, desde la comodidad de tu casa.

2. Toda tu información estará alojada en un solo lugar

A diferencia de otros sistemas, que reparten los datos en diversos dispositivos de almacenamiento físicos y computadoras, un software ERP en la nube respalda toda la información de tu empresa en el mismo lugar.

Lo mejor de todo es que, además de alojar toda la documentación en un mismo sitio, genera copias de ella de forma automática.

3. Podrás trabajar en el sistema en conjunto con el equipo de contabilidad

Si te preguntas cómo elegir un software contable para tu PYME, procura encontrar alguno que sea multiusuario.

Esta característica permitirá que varios miembros de la organización, previamente autorizados, puedan acceder a los datos sobre contabilidad y otras áreas.

Gestionar este software con un equipo liderado por el contador de tu negocio y, por supuesto, en el que también te incluyas, te ayudará a optimizar el manejo, interpretación y análisis del capital.

TIPS PARA PRESENTAR UN EXAMEN

 Un examen de admisión es la puerta a un futuro profesional, por lo que, la preparación es fundamental para asegurar tu lugar en una institución.

Todas las estrategias y tácticas son útiles cuando se trata de aprobar un examen de admisión, sin embargo, una planeación, la preparación adecuada y los consejos apropiados, pueden aventajar un poco para conseguir el objetivo

Previo a tu examen de admisión

• Visualiza el éxito. “Actuar como si”, es uno de los pilares del cambio en la Programación neurolingüística (PNL), esto supone proceder como si ya se hubiera alcanzado el objetivo ya que el poder de la mente influye en nuestras emociones y eso se capitaliza en seguridad y confianza de ti mismo.

• Descansa y evita estudiar. Días antes del examen de admisión, de nada sirve saturar la cabeza de conocimientos, de hecho, es contraproducente, para eso se supone que se estudió con antelación y dormir suficientes horas, así como comer ligero, ayudaran a que te sientas activo y dispuesto.

• Disciplina tu estudio. Realiza una planeación factible, es decir estudia al menos 50 minutos al día, de nada sirve estudiar una ocasión tres horas y dejar de estudiar durante días, la constancia y perseverancia hacen la diferencia.

• Repasa lo del día anterior con regularidad. Antes de comenzar con conocimientos nuevos revisa lo que estudiaste previamente, esto ayudará a afianzar los conocimientos adquiridos.

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Indicadores de Contabilidad

III. Rotación de cartera

Para calcular este indicador de contabilidad se divide la cantidad de cuentas por cobrar del total de ventas generadas.

Esto permite detectar cuántas veces retorna a la compañía el dinero correspondiente a las cuentas por cobrar en un periodo de tiempo determinado.

IV. Rotación de inventarios

La gestión de inventarios es un aspecto fundamental en los negocios y, por suerte, se puede evaluar constantemente gracias a este indicador de contabilidad.

Esta métrica, como su nombre lo refleja, indica la cantidad de veces que la mercancía se agota y se repone en un periodo de tiempo determinado.

V. Margen de ganancias

Este es uno de los indicadores de contabilidad más conocidos y, a la vez, efectivos, así que no lo puedes dejar fuera.

El margen de ganancias no es más que la utilidad que obtiene la empresa por cada artículo o servicio vendido.

Hacerle seguimiento a esta métrica permite establecer una política de precios coherente, que genere confianza en los usuarios y, a la vez, resulte atractiva.

TIPS PARA PRESENTAR UN EXAMEN

 ANTES DEL EXAMEN

Comprueba, si no lo has hecho antes, cuándo es el examen, lugar, hora, y si necesitas algún material específico para el examen.

Estar en contacto con otros compañeros para evitar posibles errores.

Llega con tiempo suficiente para sentarte en un sitio en el que estés cómodo/a.

La noche (o mañana) de antes prepara todo lo que necesites (bolígrafo, DNI, calculadora, diccionario, botella agua, chocolatina…).

DÍA DEL EXAMEN

Levántate temprano, dúchate, arréglate, DESAYUNA, y vete con tiempo suficiente para llegar a la facultad o escuela.

Evitar a aquellos compañeros que te ponen nervioso.

DURANTE EL EXAMEN

Algunas de las técnicas de relajación que puedes usar durante la fase de estudio también te pueden servir durante el examen. Tómate un par de minutos de descanso si crees necesario practicarlas. Practica la respiración abdominal para regular tu nivel de activación.

Intenta colocarte en el sitio que estés más cómodo/a.

Cuando recibas el examen, lee las instrucciones un par de veces y organiza tu tiempo de forma eficiente.

Empieza con las preguntas más sencillas, lo que te reforzará y hará que afrontes con mayor seguridad las preguntas más difíciles.

Pregunta al profesor las dudas que te surjan durante el examen.

No te apresures si ves que tus compañeros acaban antes, trabaja a tu ritmo.

Piensa antes de escribir, traza un esquema para ordenar las ideas y para no olvidar aspectos importantes que hay que tratar.

Redacta con brevedad y precisión, comienza por conceptos claves y desarróllalos; si es preciso, justifica la respuesta.

Cuida la presentación, limpieza, orden y ortografía. 

Son indispensables (recuerda que no estás escribiendo un mensaje de móvil o en el Whats App).

Asegúrate de haber respondido a las preguntas que querías responder.

Nunca hagas un examen en sucio.

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Consejos para llevar la contabilidad

En el competitivo ámbito empresarial de hoy, la evaluación interna constante resulta fundamental.

Lógicamente, las áreas relacionadas a las finanzas son aquellas a las que se le debe dar especial atención en los diagnósticos.

Aunque el desenvolvimiento del talento humano y la eficiencia de los procesos son aspectos muy importantes y, en consecuencia, se deben analizar, lo cierto es que no vale de nada tener un resultado óptimo en ellos si la compañía tiene problemas económicos que, lamentablemente, la pueden llevar a la quiebra.

Dicho esto, es importante que conozcas 5 de los indicadores de contabilidad que debes vigilar de cerca.

I. Razón corriente

Este es uno de los indicadores más útiles para las compañías, ya que mide la capacidad que tienen para cumplir con responsabilidades económicas inmediata, como el pago de impuestos y la cancelación de cuotas de crédito.

Para calcular esta métrica se divide el monto correspondiente a las obligaciones financieras a corto plazo de los activos corrientes, es decir, aquellos que pueden convertirse en dinero en un lapso de tiempo inferior a un año.

II. Prueba ácida

Esta métrica, al igual que la anterior, mide el dinero disponible para el pago de deudas a corto plazo; sin embargo, resulta mucho más precisa y puntual.

Y es que la prueba ácida, al no tomar en cuenta el valor de inventarios y otros activos, simplemente se enfoca en determinar la cantidad de efectivo que tiene una empresa en un determinado momento.

TIPS PARA PRESENTAR UN EXAMEN

 MIENTRAS ESTUDIAS

Asigna el tiempo necesario de estudio para hacer todas las cosas que necesites antes del examen (Ej., revisar material de estudio, hacer esquemas, repasar los temas, etc.).

Revisa frecuentemente el material. Así aumentarás la confianza en ti mismo.

Establece metas de estudio y afróntalas de una en una para no saturarte.

Hacer los repasos con la técnica apropiada: leer tratando de memorizar esquemas y resúmenes, escribir lo que se recuerda sin el material delante, desarrollar el tema esquematizado de forma oral o escrita, consultar, si es necesario, los apuntes o el libro, hacerse preguntas como si se hiciera un examen simulado, empleo de mnemotecnias para memorizar conceptos difíciles, y espaciar los repasos en el tiempo.

Si te sientes nervioso, trata de relajarte con alguna de las siguientes técnicas:

Respiración abdominal. 

Ésta consiste en respirar pausadamente llenando totalmente los pulmones desde el abdomen, algo que no solemos hacer en la respiración normal.

Tensa y relaja diferentes grupos musculares.

Por ejemplo, tensa los hombros durante pocos segundos y a continuación déjalos caer. Siente la sensación de relax que esto produce y aprende a identificar estados de tensión de los músculos para relajarlos seguidamente.

Si, aparecen pensamientos distractores y recurrentes que amenazan tu concentración y/o autoestima (ej., ”voy a suspender”, “no me va a dar tiempo”, “no voy a ser capaz”, etc.), puedes sustituirlos por respuestas racionales (ej., “tengo la capacidad de aprobar”, “sólo necesito trabajar más”, etc.), pensamientos que te ayuden a manejar el estrés (ej., “un poco de activación me puede ayudar”, “así lo haré lo mejor que pueda”, etc.) y pensamientos que te ayuden a mantenerte concentrado (ej., “puedo responder a la pregunta si elaboro la respuesta en pequeños subapartados”). 

Si estas estrategias no te funcionan, anota los pensamientos en un papel y sigue trabajando bajo la “promesa” de que después te ocuparás de ellos.

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Consejos para llevar la contabilidad

9. No permitas que se acumulen tareas

La gestión contable es un trabajo diario, que requiere de disciplina y minuciosidad. Para que esto se cumpla, es importante que te preocupes por evitar que se acumulen tareas.

Dejar el cálculo de impuestos para los últimos tres días del mes y auditar estados financieros mucho tiempo después de que se produjeron son algunos errores que pueden originar descontrol y deficiencia en la contabilidad.

Y es que para manejar con éxito los procesos contables, el equipo de trabajo debe mantener una actitud proactiva y no reactiva.

Adelantarse a los hechos, evaluar escenarios futuros, completar tareas de forma inmediata y planificar a largo plazo son factores indispensables de una buena gestión de contabilidad.

10. Asegúrate de cobrar todas las cuentas

La gestión de las cuentas por cobrar es otro de los grandes retos que afrontan las organizaciones empresariales.

Manejar de forma eficaz es sinónimo de un flujo de caja saludable y bienestar financiero en general.

En cambio, no poseer control sobre los créditos otorgados y sus cobros compromete seriamente la operatividad de los negocios.

Para estar seguro de cobrar todas las cuentas en el tiempo indicado, existen ciertas tareas que deben convertirse en una rutina dentro del departamento de contabilidad o el de tesorería.

Una de estas prácticas es la cobranza preventiva, que consiste en avisar al cliente, con suficientes días de antelación, la fecha de vencimiento de su factura y el monto correspondiente a la deuda.

Además, como una forma de fidelizar clientes y, sobre todo, de incentivarlos a ser responsables, puedes ofrecer descuentos por pronto pago.

Básicamente, esto consiste en ofrecer un precio preferencial por un bien o servicio a aquellos usuarios que liquiden mucho antes del día límite.

Por otro lado, aprovecha plataformas digitales, como los correos electrónicos, para automatizar los recordatorios de pago y vencimiento de facturas.

Eso sí, llevar a cabo estas tareas no servirá de nada si no conviertes las cancelaciones de deudas en información contable de manera inmediata.

También es necesario que dentro de los balances de contabilidad contemples aquellos montos de dinero que, a pesar de que aún no has recibido, corresponden a un producto que ya entregaste al cliente.

TIPS PARA PRESENTAR UN EXAMEN

 Consejos para hacer un buen examen

1. ¿Cuáles son las claves esenciales para prepararse un examen?

Para prepararse adecuadamente un examen es necesario contar con tiempo suficiente, eso es lo primero, donde dediquemos tiempo a trabajar el material (leer, subrayar, resumir o esquematizar…) y tiempo para memorizar.

 A su vez, es muy importante repasar la información estudiada, y no dejar NUNCA el repaso para la última mañana o tarde antes del examen, ya que ello nos va a poner muy nerviosos/as y va a poner en duda lo que sabemos. 

El repaso hay que hacerlo durante el proceso de estudio. A ello hay que sumar actividades de ocio saludable, no por estar más tiempo estudiando vamos a rendir mejor, lo prioritario es la calidad del tiempo dedicado, no la cantidad. Será fundamental tener regulados los horarios de sueño y alimentarse de manera equilibrada (¡¡siempre hay que desayunar la mañana del examen!!), aspectos clave para rendir académicamente.

2. ¿Qué es lo fundamental para gestionar la presión, el estrés y/o ansiedad de este periodo de exámenes?

Lo primero es entender que ante un examen (o cualquier situación que suponga una evaluación para mí) es normal que estemos activados/as, de hecho, ello es bueno porque nos prepara para la acción. 

Si uno/a se empeña en no sentir esa activación (o lo que normalmente llamamos estar nervioso/a o ansioso/a) sucede todo lo contrario, es decir, que nos ponemos aún mucho más nerviosos/as.

 Es fundamental preparar muy bien mi examen, entrenarme, y, como antes se apuntaba, dormir y comer adecuadamente, así como hacer cualquier actividad de ocio que me ayude a descargar presión, por ejemplo, practicar algún deporte.

3. ¿Cómo se puede mejorar la concentración?

Para mejorar la concentración es necesario limitarnos el tiempo de estudio, es decir, acotar por intervalos de tiempo qué es lo que vamos a estudiar, y no estar muchas horas seguidas trabajando sin descansar.  

Por ejemplo, marcarse intervalos de tiempo de no más de 45 minutos seguidos, descansar 10 minutos y hacer otro intervalo. 

Recomendamos una pequeña estrategia para cuando no consigas concentrarte bien, y consistente en tener la mano ocupada, “si mi mano está ocupada, mi cabeza está ocupada”, haciendo síntesis o sacando la idea principal de un párrafo. Y si con 45 minutos me cuesta, reducir el tiempo a 30 minutos o incluso a 15 minutos.

Entonces, centrándonos en el momento más cercano a los exámenes y para su análisis lo vamos a dividir en tres momentos (antes, durante y después), junto con la revisión del examen.

TIPS PARA PRESENTAR UN EXAMEN

  ¿Qué hacer antes de un examen?

Técnicas de estudio

Esquema

El esquema consiste en hacer una buena representación gráfica del temario y un resumen de lo que has leído previamente, pero en un formato más ágil y visual. Así podrás retener la posición de los conceptos que hayas anotado en el esquema, relacionando la información, siempre desde una perspectiva visual y gráfica. Los mapas conceptuales son ejemplo de este tipo de estudio.

Es importante que identifiques la idea principal, esta es la mejor forma para iniciar cualquier esquema o resumen. Esto te ayudará a la posterior evaluación oral o escrita, ya que comprenderás mucho mejor la relación entre conceptos, y si van surgiendo cuestiones diferentes, podrás enlazar y relacionar con más facilidad todos los aprendizajes.

Mapas conceptuales

Si memorizas el esquema, pero sin embargo no has entendido por completo la conexión entre conceptos, será difícil que puedas contestar si se te plantean preguntas inesperadas o presentadas de forma distinta. 

Por lo tanto, cualquier esquema debe ser pensado para ayudarte a comprender mejor el temario, sin ánimo de memorizar solamente el orden en el que están las principales ideas o memorizar las palabras. Es mejor que entiendas la relación entre los conceptos que has anotado después de la lectura o el resumen.

En los mapas conceptuales pueden incluirse colores para diferenciar bien las ideas principales o la jerarquía de conceptos, utilizar formas geométricas para marcar diferencias, letras mayúsculas o minúsculas, dibujos representativos, flechas, etc.

Se trata de una técnica de estudio que ayuda a impulsar tu creatividad, que desarrolla tu capacidad viso-espacial en la conexión de conceptos, y que todo ello influye en tu forma de organizar y distribuir los conceptos clave. Cuanto mayor sea el orden y clasificación, más fácil será visualizarlo.

Un mapa conceptual lo puedes hacer de distintas maneras: puedes hacer varios mapas conceptuales más reducidos, y luego un mapa más amplio, con las ideas principales que engloben a todos los mapas pequeños o, por el contrario, realizar un único mapa conceptual con toda la información.

Ejercicios prácticos y tests

Algunas asignaturas requieren práctica, más que memorizar.

 Puedes realizar diferentes ejercicios prácticos o tests que te ayuden a evaluar tus conocimientos.

 Si has practicado muchas veces cómo resolver una ecuación o un tipo de problema, seguro que para el examen lo sabrás hacer. 

Realizar tests también te ayudará a evaluar tus conocimientos y a aprender a leer con atención las preguntas y las respuestas. 

Los tests son muy aconsejables para aquellos exámenes que sean de este tipo. Practicar con preguntas similares te ayudará a prepararte mejor.